martes, 15 de abril de 2008

PLAN OPERATIVO

PLAN OPERATIVO
1. PRESENTACIÓN

El siguiente proyecto va encaminado a diseñar un plan operativo para optimizar, complementar y/o implementar varios y nuevos procesos que se realizan dentro de la compañía, dado que dará inicio la culminación del plan estratégico y directivo. Para los próximos 3 años este proyecto mostrará además los cambios que se realizarán a la planta de personal y que estrategias se utilizarán específicamente dentro de cada área.

2. PROYECTO (PROPUESTA)

Crear y/o mejorar todos los procesos tanto interna como externamente en la compañía para llegar a ser uno de los más grandes exportadores de frutos exóticos a nivel nacional y posteriormente a nivel global, optimizando la calidad y excelente servicio, haciendo de esta una empresa confiable y segura en donde nuestros clientes podrán contar con servicios completos y de primera.

3. MISIÓN

Ser una empresa totalmente constituida utilizando todos los procesos necesarios y mejorados hasta obtener las certificaciones de calidad ISO e ICONTEC para ser una empresa grande, reconocida y confiable a nivel nacional.

4. VISIÓN

En tres años lograr posicionarnos en el mercado global como la empresa más rentable, productiva y confiable en Latinoamérica y en seis años una de las mejores empresas dentro de los mercados europeos y asiáticos.

5. OBJETIVOS

Mejorar los procesos y capacitación del personal.
Adquirir nuevos equipos de procesamiento y transporte.
Posicionar la compañía.

6. METAS

Realizar las ventas provistas para este año. Obtener certificaciones de calidad ISO 9000 y 14000, certificaciones fitosanitarias. Generar nuevos empleos asignando tares operarios a cada área. Mantenernos dentro del mercado americano como uno de los más fuertes en exportación de frutos exóticos.


7. MATRIZ DOFA

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES
FORTALEZAS

AMENAZAS


· No contar con personal adecuado y capacitado en ciertos procesos del área de producción.
· Falta de equipos de transporte para abastecer los pedidos generados día a día.
· Bajo presupuesto para la adquisición de nuevos equipos.
· Planta física reducida.


· Oportunidades de negocio a nivel nacional.
· Producto muy apetecido en el mercado internacional, lo que lo convierte en una excelente opción de exportación.
· Respaldo de entidades estatales que apoyan exportaciones no tradicionales.
· Capacitación por parte del SENA.

· Excelente ubicación de la planta física ya que esta cerca de aeropuerto.
· Excelente calidad de los productos.
· Certificaciones ISO.
· Personal capacitado en el área administrativa.
· Clientes potenciales.

· Fuerte competencia.
· Falta de moderna infraestructura
· Deficiencia en los equipos de transporte y distribución.

8. ESTRATEGIAS

Contactar proveedores a nivel nacional, negociando con ellos buenos precios, distribución y calidad de los productos.
Investigación rigurosa de mercado en la UE.
Realizar alianzas con entidades como CCI que fomentan la exportación de este tipo de productos y más hacia la UE.
Alianzas con compañías transportadoras.

9. TÁCTICAS

Þ Realización de un evento social presentando los productos. El escenario propicio puede ser CORFERIAS.

Þ Publicidad a través de Internet, degustaciones en supermercados, cubrimiento de eventos sociales y deportivos.
Þ Investigación en Proexport de distribuidores en el extranjero.

10. INDICADORES DE GESTIÓN

Pedidos entregados a tiempo.
Pedidos completo.
Documentación completa.
Índice de Rotación de Mercancías
Exactitud del Inventario
Costo de Almacenamiento por Unidad
Nivel de Cumplimiento Del Despacho
Nivel de Utilización de los Camiones
Nivel de cumplimiento entregas a clientes
Calidad de la Facturación
Costos Logísticos
Márgenes de Contribución
Ventas Perdidas



11. NECESIDADES O REQUERIMENTOS

Capacitación de personal.
Presupuesto para compra de maquinaria y equipo de transporte.
Creación de página web.

12. PRODUCCIÓN

Generar el doble de productos procesados, terminados y listos para ser exportados capacitando y cambiando el personal que sea necesario y compra de varios equipos y máquinas de procesamiento para competir con empresas reconocidas del sector exportador del país.

13. COMPRAS

Realizar un minucioso proceso de selección de proveedores tanto de materia prima, productos, insumos y papelería para evitar compras innecesarias, evitar negocios con proveedores no confiables, lentos en sus procesos y con productos de mala calidad lo que generaría gastos y pérdidas a ala empresa.

14. PROVEEDORES

Mantener los proveedores actuales acordando precios justos y rentables para ambas partes, ya que estos proveedores son altamente confiables y manejan productos de buena calidad, sin descuidar el estudio y análisis para la selección de otros proveedores.

15. ALMACENAMIENTO

Comprar y adecuar estantería e implementos para un óptimo y adecuado almacenaje de los productos terminados, materia prima e insumos y poderlos mantener en adecuadas condiciones de temperatura manteniendo sus propiedades sin que se fuesen a descomponer.

16. DISTRIBUCIÓN

Implantar y optimizar métodos adecuados y eficaces en el área para hacerla rápida y sobretodo contar con un margen de cero errores en las entregas.

17. TRANSPORTE

Adquirir dos camiones de una tonelada de capacidad c/u para llegar a abastecer los pedidos a nuestros clientes nacionales ya que la compañía no cuenta con la suficiente flota para distribuir todos los pedidos ya que la demanda ha crecido considerablemente generando el doble de pedidos diarios respecto al año inmediatamente anterior.

18. VENTAS

Fidelizar a nuestros clientes actuales brindando un excelente servicio de atención, entregas a tiempo y calidad de los productos y hacerle sentir a gusto por seguir con nosotros. Llegar a concretar con varios y posibles clientes potenciales en el exterior específicamente Europa y Norteamérica.

19. ATENCIÓN AL CLIENTE

Mejorar, concienciar y capacitar en todo sentido a nuestros asesores en ventas y personal del área para brindar un excelente servicio a nuestros clientes haciéndoles saber que pueden contar con nosotros como su productor y proveedor número uno agregando nuevos procesos de atención y preocupación por las necesidades de nuestro cliente, como lo fidelizo y como le vendo mas.

20. T.H. COACHING

El talento humano estará conformando en principio por una secretaria, un mensajero, servicios generales y principalmente en el área de producción 4 operarios. Todos dependen de Gerencia General, RR. HH. y Departamento de producción. Adicionalmente un contador y un revisor fiscal.


21. TECNOLOGÍA

Al ritmo del mundo de hoy la tecnología es un factor clave en el desarrollo de un proyecto. Las TIC son la herramienta ideal para lograr un adecuado desarrollo tecnológico. Debe haber conectividad con la DIAN, el ministerio de Agricultura, las cámaras de comercio, PROEXPORT, Corferias y las demás empresas del ramo.

22. ADMINISTRATIVO

El factor administrativo da cuenta del funcionamiento gerencial de la empresa, y de factores de crecimiento. Actividades como la contratación de personal, la asistencia a ruedas de negocios y a ferias empresariales, la toma de decisiones, cronogramas de actividades entre otras son de directa responsabilidad administrativa del gerente. Adicionalmente el Jefe d Producción debe rendir cuenta de su gestión.

23. FINANCIERO

El factor financiero es uno de los tres pilares fundamentales para el funcionamiento de cualquier empresa sea cual fuere su actividad, es la columna vertebral no solo de la empresa sino del plan operativo, es el factor que permite adquirir tecnología, pagar nómina, arriendos o servicios entre otros. Sin el financiero sería imposible llevar a cabo cualquier actividad empresarial incluyendo el mismo plan.

24. CAPACITACIÓN

La capacitación deber ser una constante al personal a nivel de formación tecnológica o profesional. La otra parte de la capacitación consiste en la formación de los gestores del proyecto, tal como asistencia a foros, conferencias, ferias de negocios entre otros. Los temas a tratar en capacitación van desde normas de salud ocupacional hasta lo concerniente a normas ISO y de agricultura.

25. VERIFICACIÓN

La verificación puede estar ligada al seguimiento y de una forma u otra a la ejecución. La verificación es un proceso importante dentro de las diferentes actividades de la empresa, pues con ella podemos medir de algún modo la efectividad de las mismas.

26. CONTROL DE INVENTARIO

El control mas adecuado para el control del inventario está en el método FIFO ó PEPS ya que la naturaleza del producto no permite almacenarlo mucho tiempo. La adecuación de cuartos fríos para la adecuada manipulación de la pulpa es pieza indispensable dentro del proceso.


27. PUBLICIDAD

La publicidad se hará a través de Internet, degustaciones en supermercados y eventos sociales. Inicialmente pautar en radio y prensa. Crear un brochure.


28. PLANEACIÓN

La planeación es clave, porque si esta no esta debidamente definida no se llega a ninguna parte. La planeación es el eje del plan; define como se van a conseguir recursos financieros, físicos y humanos, define metas, objetivos, direccionamiento organizacional.

29. RECEPCIÓN

Al momento de recibir las materias primas se debe verificar la adecuada calidad de los productos de manera primaria y posteriormente se analizarán antes de entrarlos a proceso. Este proceso se debe realizar a través de banda transportadora. Todas las materias primas deben pasar al cuarto frío y mantener siempre la cadena de frío.

30. PRESUPUESTOS

Los presupuestos van estrechamente ligados con el valor girado por las entidades financieras, sin embargo esto es directamente proporcional a la propuesta enviada a dichas entidades. El presupuesto inicial es de 100 millones de pesos.

31. G Y P

En este punto hablar de G y P es todavía inviable. Al principio de cualquier negocio es claro que no se empieza ganando, pero el objetivo fundamental es sacar avante la empresa y llevarla por el camino de la prosperidad económica.

32. RESPONSABLE DEL ÁREA

En este caso la responsabilidad recae sobre Jefe de Producción y Gerente General.

33. CRONOGRAMA

El cronograma consta de actividades de orden primario y son: Presentación del proyecto a entidades financieras; Formalización oficial de la empresa ante la cámara de comercio y la DIAN; Solicitar permisos en INVIMA, Ministerio de Agricultura; Establecimiento de alianzas estratégicas con otra empresa o empresas del ramo; Inicio de operaciones.





34. EJECUCIÓN; 35 SEGUIMIENTO Y 36 EVALUACIÓN

La ejecución seguimiento y evaluación, están relacionadas no solo entre si mismas sino también con la verificación. Estas acciones son un bloque fundamental para la correcta orientación del Plan.

37. AUDITORIA

La auditoria es la herramienta útil para medir las anteriores acciones. La auditoria sirve para ser mejores cada día. Mediante esta acción entidades como el Icontec, certificarán o por el contrario descalificarán las gestiones de la empresa. Lo más importante al momento de una auditoria es mantener la documentación correspondiente al día, mantener un correcto orden en los diferentes puestos de trabajo y brindar la información precisa y sin rodeos.


38. RESULTADOS

Los resultados son la consecuencia del correcto desenvolvimiento del Plan a través del tiempo. Estos pueden ser positivos o negativos según sea la aplicación de las acciones del Plan. Un resultado positivo es la obtención de una certificación ISO, mientras que uno negativo es la condición contraria.

39. OBSERVACIONES

Mantener siempre una posición firme y tenaz para sacar adelante el proyecto, pero con los pies bien puestos sobre la tierra.
Una buena planeación trae consigo buenos resultados.

40. PLAN DE CONTINGENCIA

Contar con un buen historial bancario para obtención de sobregiros en caso de que algo salga mal. Tener un pequeño stock de inventario.

41. PLAN DE MEJORAMIENTO

El Plan de mejoramiento se da durante la marcha del proceso en si. Este plan como su nombre lo indica son un conjunto de acciones encaminadas a mejorar algo que no está funcionando adecuadamente dentro de la empresa y que puede redundar en mejorar un resultado. En este caso hay que hacer especial hincapié en las estrategias para corregir tales situaciones, como por ejemplo montar un call center o hacer visitas personalizadas a cada cliente etc.

42. RECOMENDACIONES

La primera y más importante es contar con un sentido ético y moral a nivel tanto personal como de empresa, es decir contar primero con Dios y obrar de buena fé. Una segunda recomendación y muy importante también es seguir los parámetros de ley. La tercera recomendación radica en un trato cordial hacia empleados, proveedores y principalmente hacia clientes.

43. APROBACIÓN

Después de un riguroso análisis de filtros se determinará si las propuestas y estrategias del plan son viables a través del tiempo y no incurrirán en grandes pérdidas. La aprobación del plan corre por cuenta de la Gerencia de la empresa. Es otro punto clave en la ejecución del Plan porque a último momento se puede encontrar un error o se le pueden hacer ajustes y que traerán consigo buenos resultados al momento de llevar a cabo el Plan.

44. CONCLUSIONES

Toda organización, sin importar su naturaleza debe contar con un Plan Operativo basado en un Plan Estratégico, para lograr buenos resultados en las operaciones o bien para mejorar las que están en funcionamiento.
El Plan Operativo debe ser la base sólida en la que se fundamentan todas las operaciones de la empresa.
Con este plan operativo llegaríamos al objetivo principal que es el posicionamiento de la compañía dentro del sector exportador de productos no tradicionales, con la mejora continua de procesos y el adecuado manejo de sus recursos.